Dominique Meeùs
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Fonctionnement d'un exemple de registre en Excel (Microsoft)

(Remarque : Les explications qui suivent sont donnés pour le tableur Excel de Microsoft. Il est possible d’utiliser ce modèle plus ou moins de la même manière avec des tableurs comme Gnumeric ou LibreOffice, ou Apache OpenOffice Calc.)

Téléchargez l’exemple sur votre disque et ouvrez-le pour suivre les explications.

Données de l’asbl

Elles sont en en-tête de chaque page. Choisissez pour le registre dans le menu Fichier la commande Mise en page… Allez au troisième onglet de cette boîte de dialogue : En-tête/Pied de page. Cliquez le bouton En-tête personnalisé… et éditez le nom, le numéro d’entreprise et l’adresse du siège de votre association. OK. OK. Utilisez l’aperçu avant impression pour vérifier que c’est réussi. Même opération pour la liste des membres. Enregistrez votre dossier Excel.

Tenue régulière du registre

Admission de membres

Les premiers membres sont les fondateurs, tels qu’ils apparaissent dans l’assemblée (organe, sous Admission) de fondation dont vous reprenez la date (dateA, sous Admission).

Ensuite, à chaque admission de membres, notez les données personnelles et la date d’admission (dateA, sous Admission). Indiquez quelle instance admet le membre (organe, sous Admission). Selon vos statuts, ce sera une assemblée générale ou une réunion du conseil d’administration. Enregistrez votre dossier Excel.

Le registre est donc tenu dans l’ordre chronologique des décisions d’admissions de membres.

Sortie de membres

Un membre ne sort que par démission, par décès ou par exclusion (mode, sous Sortie). Notez chaque fois en regard du membre la date (dateS, sous Sortie) à laquelle le conseil d’administration (organe, sous Sortie) a reçu une lettre de démission ou une annonce de décès. L’exclusion est de la compétence exclusive de l’assemblée générale (organe, sous Sortie) dont vous notez aussi la date (dateS, sous Sortie). Enregistrez votre dossier Excel.

Si les statuts le prévoient, le membre qui ne paie pas ses cotisations est réputé démissionnaire. Il n’y a pas alors de lettre de démission mais une réunion (dateS, sous Sortie) à laquelle le conseil d’administration en prend acte.

Imprimer le registre

Pour le déposer au greffe et pour qu’il soit possible de le consulter au siège de l’association, le registre doit être imprimé. La mise en page du modèle assure qu’il tient sur une largeur de page en disposition paysage. (Ca donnera peut-être d’assez petits caractères mais c’est plus pratique.) Il est possible que vous deviez modifier les marges si elles sont trop petites pour votre imprimante (menu Fichier, commande Mise en page…)

Registre étendu

Vous pouvez désirer enregistrer dans le même registre d’autres données utiles sur les personnes, comme le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail. Aussi le numéro de registre national, le lieu et la date de naissance dont vous aurez besoin pour les administrateurs et autres. Vous pourriez même désirer un champ surnom (surtout si vous avez des membres néerlandophones) pour noter que celle qui s’appelle officiellement Godelieve préfère peut-être qu’on l’appelle Lieve dans la vie courante, de même que Marc, Marcounet ou Richard, Dick ou Joseph, Jo ou Robert, Bert ou Jozef, Jef, Zjef…

Cependant ces données ne doivent pas apparaître dans la version imprimée parce qu’elles ne regardent pas tout le monde. Vous devez donc définir une zone d’impression limitée aux données personnelles prévues dans le modèle (sélectionner, menu Fichier, Zone d’impression…).

Création de la liste actuelle des membres

Triez le registre selon la date de sortie. Pour cela, placez-vous en A3 (ne sélectionnez jamais une partie du tableau au moment de trier, ce serait catastrophique). Choisissez dans le menu Données la commande Trier… Excel sélectionne alors toutes les données à partir de la ligne 3 vers le bas (il ne faut pas de ligne ou de colonne entièrement vides à l’intérieur de la zone de données, cela casserait la sélection) et utilise la ligne 2 comme ligne de titres. Choisissez de trier selon dateS, puis Nom, puis Prénoms. OK. Les membres sortis viennent en haut.

Sélectionnez la zone des données personnelles de tous ceux qui n’ont pas de date de sortie. Ce sont les premières colonnes des dernières lignes (dans l’exemple, de A6 à G9). Copiez (menu Edition, commande Copier). Allez dans la table Liste actuelle et collez en A2.

Retournez au registre pour en rétablir son ordre naturel. Pour cela, placez-vous en A3 (ne sélectionnez jamais une partie du tableau, ce serait catastrophique). Choisissez dans le menu Données la commande Trier… Choisissez de trier selon dateA, puis Nom, puis Prénoms. OK. Enregistrez votre dossier Excel.

Si ça ne marche pas ou si ces explications vous paraissent incompréhensibles, prenez la peine de .

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