Dominique Meeùs, retour à la page de départ des
asbl
Dernière modification le
(Opmerking: De sjabloon en de uitleg hieronder zijn voor Excel van Microsoft gegeven. Het is mogelijk deze sjabloon min of meer op dezelfde manier te gebruiken met andere programma’s als Gnumeric of OpenOffice Calc.)
Download het voorbeeld op je harde schijf en open het om de uitleg te volgen.
Met een beetje kans, door de link naar de sjabloon te klikken, zal je Windows een Excel werkmap openen op deze sjabloon gebaseerd. Anders, download de sjabloon op je harde schijf en dubbelklik die om een Excel werkmap te krijgen volgens deze sjabloon.
De sjabloon zelf blijft onveranderd. Je mag zoveel pogingen doen
als je wilt. (Als je echt de sjabloon zelf wilt veranderen, zou
je Openen kiezen i.p.v. Nieuw bij een
rechter klik.)
Ze komen voor als koptekst van elk blad. Kies voor het
ledenregister in het menu Bestand het commando
Pagina instelling… Ga naar het derde tabblad
van deze dialoog: Koptekst/voettekst. Klik
Aangepaste koptekst… en schrijf naam,
ondernemingsnummer en adres van de zetel van de vereniging.
OK. OK. Gebruik
Afdrukvoorbeeld om te zien of het gelukt is. Zelfde
handelswijze voor blad ledenlijst. Sla je Excel werkmap op.
De eerste leden zijn de stichters, die zijn genoemd in de stichtende algemene vergadering (orgaan, onder Toetreding) waarvan je de datum (datumT, onder Toetreding) schrijft.
Vervolgens bij elke toetreding van leden schrijf de persoonlijke gegevens en de toetredingsdatum (datumT, onder Toetreding) op. Noteer welk orgaan heeft over de toetreding beslist (orgaan, onder Toetreding). Volgens de statuten zal het ofwel een algemene vergadering ofwel een vergadering van de raad van bestuur zijn. Sla je Excel werkmap op.
Het ledenregister is dus volgens datum van toetreding gesorteerd.
Een lid treedt alleen door ontslag nemen, door overlijden of door uitsluiting uit (mode, onder Uittreding). Noteer telkens de datum (datumU, onder Uittreding) wanneer de raad van bestuur (orgaan, onder Uittreding) een brief van ontslag of een bericht van overlijden gekregen heeft. Het uitsluiten is alleen van de bevoegdheid van de algemene vergadering (orgaan, onder Uittreding) waarvan je ook de datum (datumU, onder Uittreding) noteert. Sla je Excel werkmap op.
Als de statuten het zo voorzien is het lid die zijn lidgeld niet betaalt als ontslagnemend beschouwd. Er is dan geen ontslagbrief maar een wel een vergadering (datumU, onder Uittreding) op de welke de raad van bestuur van het feit akte neemt.
Om het bij de griffie neer te leggen en om het te kunnen
raadplegen op de zetel van de vereniging dient het ledenregister
uitgeprint te worden. De pagina-instelling van de sjabloon
verzekert dat die op één paginabreedte blijft in
liggend pagina formaat. (Dit zal misschien wel in kleine letters
zijn maar het is handiger.) Het kan zijn dat jij de marges zou
moeten veranderen als je printer dat vraagt (menu
Bestand, commando
Pagina-instelling…)
Je mag er voor kiezen meer nuttige gegevens over de leden in hetzelfde register te steken, als telefoonnummer of e-mailadres. Ook het rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum dat nuttig zijn voor bestuurders en anderen. Je zou misschien zelfs een gebruikelijke voornaam veld (meer bepaald voor Nederlandstaligen) willen om te noteren dat degene die zich officieel Godelieve noemt zich liever Lieve hoort aangesproken, zoals Marc, Marcounet of Richard, Dick of Joseph, Jo of Robert, Bert of Jozef, Jef, Zjef…
Doch moeten deze extra gegevens niet in de papier versie
voorkomen omdat die niet iedereen interesseren. Je moet dus een
“ afdrukbereik ” bepalen (selecteren, dan
menu Bestand, Afdrukbereik…)
dat overeen komt met de persoonlijke gegevens als in de sjabloon
voorzien.
Sorteer het ledenregister volgens uittredingsdatum. Selecteer
daarvoor A3 (selecteer nooit een deel van het blad voor het
sorteren, het zou rampzalig uitkomen). Kies in menu
Data het commando Sorteren…
Excel selecteert dan alle gegevens vanaf rij 3 naar beneden (er
mogen geen helemaal lege rijen of kolommen zijn in de
gegevenszone, dat zou de selectie breken) en gebruikt rij 2 als
titels. Kies volgens datumU, en dan Naam, dan Voornamen te
sorteren. OK. Uitgetreden leden komen naar boven.
Selecteer de zone van de persoonlijke gegevens van degene die
geen uittredingsdatum hebben. Dat zijn de eerste kolommen van de
laatste rijen (A6 tot G9 in voorbeeld). Kopiëren (menu
Bewerken, commando Kopiëren). Ga
naar werkblad Actuele Lijst en plakken in A2.
Ga terug naar Ledenregister om terug naar oorspronkelijke
volgorde te sorteren. Selecteer daarvoor A3 (selecteer nooit een
deel van het blad voor het sorteren, het zou rampzalig
uitkomen). Kies in menu Data het commando
Sorteren… Kies volgens datumT, en dan Naam,
dan Voornamen te sorteren. OK. Sla je Excel werkmap
op.
Als dat niet lukt of als mijn uitleg onbegrijpelijk is, vraag maar.