Dominique Meeùs
Dernière modification le  
retour à la page de départ du dossier asbl

Gebruik van het voorbeeld van ledenregister in Excel (Microsoft)

(Opmerking: De uitleg hieronder zijn voor Excel van Microsoft gegeven. Het is mogelijk deze sjabloon min of meer op dezelfde manier te gebruiken met andere programma’s als Gnumeric of LibreOffice of Apache OpenOffice Calc.)

Download het voorbeeld op je harde schijf en open het om de uitleg te volgen.

Gegevens over de vzw

Ze komen voor als koptekst van elk blad. Kies voor het ledenregister in het menu Bestand het commando Pagina instelling… Ga naar het derde tabblad van deze dialoog: Koptekst/voettekst. Klik Aangepaste koptekst… en schrijf naam, ondernemingsnummer en adres van de zetel van de vereniging. OK. OK. Gebruik Afdrukvoorbeeld om te zien of het gelukt is. Zelfde handelswijze voor blad ledenlijst. Sla je Excel werkmap op.

Het ledenregister in stand houden

Toetreding van leden

De eerste leden zijn de stichters, die zijn genoemd in de stichtende algemene vergadering (orgaan, onder Toetreding) waarvan je de datum (datumT, onder Toetreding) schrijft.

Vervolgens bij elke toetreding van leden schrijf de persoonlijke gegevens en de toetredingsdatum (datumT, onder Toetreding) op. Noteer welk orgaan heeft over de toetreding beslist (orgaan, onder Toetreding). Volgens de statuten zal het ofwel een algemene vergadering ofwel een vergadering van de raad van bestuur zijn. Sla je Excel werkmap op.

Het ledenregister is dus volgens datum van toetreding gesorteerd.

Uittreding van leden

Een lid treedt alleen door ontslag nemen, door overlijden of door uitsluiting uit (mode, onder Uittreding). Noteer telkens de datum (datumU, onder Uittreding) wanneer de raad van bestuur (orgaan, onder Uittreding) een brief van ontslag of een bericht van overlijden gekregen heeft. Het uitsluiten is alleen van de bevoegdheid van de algemene vergadering (orgaan, onder Uittreding) waarvan je ook de datum (datumU, onder Uittreding) noteert. Sla je Excel werkmap op.

Als de statuten het zo voorzien is het lid die zijn lidgeld niet betaalt als ontslagnemend beschouwd. Er is dan geen ontslagbrief maar een wel een vergadering (datumU, onder Uittreding) op de welke de raad van bestuur van het feit akte neemt.

Het ledenregister printen

Om het bij de griffie neer te leggen en om het te kunnen raadplegen op de zetel van de vereniging dient het ledenregister uitgeprint te worden. De pagina-instelling van de sjabloon verzekert dat die op één paginabreedte blijft in liggend pagina formaat. (Dit zal misschien wel in kleine letters zijn maar het is handiger.) Het kan zijn dat jij de marges zou moeten veranderen als je printer dat vraagt (menu Bestand, commando Pagina-instelling…)

Uitgebreid ledenregister

Je mag er voor kiezen meer nuttige gegevens over de leden in hetzelfde register te steken, als telefoonnummer of e-mailadres. Ook het rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum dat nuttig zijn voor bestuurders en anderen. Je zou misschien zelfs een gebruikelijke voornaam veld (meer bepaald voor Nederlandstaligen) willen om te noteren dat degene die zich officieel Godelieve noemt zich liever Lieve hoort aangesproken, zoals Marc, Marcounet of Richard, Dick of Joseph, Jo of Robert, Bert of Jozef, Jef, Zjef…

Doch moeten deze extra gegevens niet in de papier versie voorkomen omdat die niet iedereen interesseren. Je moet dus een “ afdrukbereik ” bepalen (selecteren, dan menu Bestand, Afdrukbereik…) dat overeen komt met de persoonlijke gegevens als in de sjabloon voorzien.

De ledenlijst er uittrekken

Sorteer het ledenregister volgens uittredingsdatum. Selecteer daarvoor A3 (selecteer nooit een deel van het blad voor het sorteren, het zou rampzalig uitkomen). Kies in menu Data het commando Sorteren… Excel selecteert dan alle gegevens vanaf rij 3 naar beneden (er mogen geen helemaal lege rijen of kolommen zijn in de gegevenszone, dat zou de selectie breken) en gebruikt rij 2 als titels. Kies volgens datumU, en dan Naam, dan Voornamen te sorteren. OK. Uitgetreden leden komen naar boven.

Selecteer de zone van de persoonlijke gegevens van degene die geen uittredingsdatum hebben. Dat zijn de eerste kolommen van de laatste rijen (A6 tot G9 in voorbeeld). Kopiëren (menu Bewerken, commando Kopiëren). Ga naar werkblad Actuele Lijst en plakken in A2.

Ga terug naar Ledenregister om terug naar oorspronkelijke volgorde te sorteren. Selecteer daarvoor A3 (selecteer nooit een deel van het blad voor het sorteren, het zou rampzalig uitkomen). Kies in menu Data het commando Sorteren… Kies volgens datumT, en dan Naam, dan Voornamen te sorteren. OK. Sla je Excel werkmap op.

Als dat niet lukt of als mijn uitleg onbegrijpelijk is, vraag maar.

Retour en haut de la page