Dominique Meeùs
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Lettres ou autres documents personnalisés par page

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Je suppose que je pars d’un document modèle de ce que je voudrais personnaliser. J’ai par exemple une LettreTartempion.odt comme exemple. Je la sauve comme LettreAuto.odt et c’est ce document que je vais travailler pour qu’il me donne les documents personnalisés. (Je mets « Auto » dans le nom de fichier pour me souvenir de ce que c’est un document spécial, dynamique, pas un document habituel.)

Mon document LettreAuto.odt n’est toujours qu’une copie du document ordinaire LettreTartempion.odt. Pour en faire un document automatique, je dois l’ouvrir dans le traitement de texte Writer de LibreOffice et demander l’affichage de la source de données dans le menu Affichage, commande Source de données (raccourci clavier F4 ou icône de sources de données dans la barre standard). Un volet s’ouvre au dessus de la fenêtre d’édition de texte et on voit la base de données préparée, éventuellement parmi d’autres qu’on aurait enregistrées à d’autres occasion (ou que LibreOffice propose d’office à titre d’exemple). (Si une base de données présente sur le disque n’est pas donnée ici à choisir, il faut aller dans Outils/Options/LibreOffice Base/Bases de données, cliquer sur Ajouter et sélectionner le fichier de base de données.) Cliquer le + devant le nom, puis devant Tables. Choisir la table (l’onglet, la feuille de Calc) qui contient les données. Je n’ai encore essayé que des tables, mais on pourrait, avoir créé des requêtes dans la base et personnaliser les documents à partir d’une requête.

Cela étant, on peut faire glisser les noms de champ (les en-têtes de colonne) de la table dans le texte type aux endroits voulus. Enregistrer le document automatique, c’est toujours ça de sauvé si on fait une erreur ou si l’ordinateur se plante. Si on veut imprimer les documents personnalisés issus du document automatique, il faut demander l’impression de celui-ci. La boîte de dialogue d’impression d’un document automatique donne le choix d’imprimer celui-ci ou ses « produits ». (Voulez-vous imprimer une lettre type ?Oui.) Mais on préfère sans doute tester le résultat avant de gaspiller du papier. Il faut savoir que cette commande imprimer, si l’on a choisi lettre type, permet aussi d’ « imprimer » dans un fichier et de choisir tout ou partie des enregistrements.

Si on sélectionne une ligne dans le volet des données, une icône permet d’obtenir les Données dans les champs, c’est-à-dire de réaliser dans le volet de traitement de texte le document personnalisé pour cette ligne de données. (L’aperçu avant impression donne alors une vue de ce document personnalisé.) La commande Enregistrer sous… enregistre toujours le document automatique, pas l’exemple personnalisé. Par contre, l’exportation PDF exporte l’exemple de document personnalisé qu’on a à l’écran. Cela étant fait, on revient à l’affichage des noms de champs par la commande Noms de champs du menu Affichage.

Une des icones ouvre un assistant mailing qui produit tous les documents personnalisés comme pages d’un nouveau document. (Aussi menu Outils, commande Assistant mailing…) Le fait de sélectionner plusieurs noms ne dissuade pas l’assistant de les produire tous. C’est seulement après qu’on peut choisir de n’en enregistrer (ou imprimer) qu’une partie. Il m’est arrivé plusieurs fois que l’assistant prétende commencer à un autre enregistrement que le premier et rien à faire pour en sortir. En fait l’assistant n’est intéressant que comme aide à la composition du document. On peut préférer terminer par la commande Imprimer (menu Fichier) décrite plus haut.

Quand on rouvre le document, la liaison aux données reste (on pourrait imprimer les documents personnalisés) mais le volet de données ne s’affiche pas de lui-même. Demander la source des données comme plus haut (F4 par exemple).

Si on clique du bouton droit sur un champ dans le texte, on a une commande Champs (qui est aussi celle du menu Édition). Si on fait Ctrl+F2 avec le curseur devant le champ, on a la commande Champs, Autres… du menu Insertion qui offre beaucoup plus de fonctionnalités.

Dominique Meeùs . Date: 2011… 2016